Como comentamos anteriormente, os custos relacionados com as fontes de informações são um dos maiores custos nas instituições financeiras, normalmente vindo depois dos custos de funcionários e edifícios.

Antes de entrarmos no porquê de os consumidores de fontes de informação exercerem um papel chave na otimização de custos e no orçamento, vamos contextualizá-lo.

Gestão de Market Data

Em muitas instituições financeiras não existe um gerente de Market Data propriamente dito. As atividades de gestão das fontes de informação são realizadas por perfis que normalmente estão entre os departamentos de sistemas e os usuários comerciais. São pessoas que dedicam seu dia a dia para apoiar o negócio e, no melhor dos casos, a gestão das fontes de informação é realizada quando o resto das tarefas estão cobertas. Isto significa que não há uma verdadeira gestão proativa de Market Data. Por um lado, devido à falta de tempo e, por outro, devido à falta de especialização. Se a gestão das fontes de informação se traduz em “apagar incêndios ou responder a pedidos” é muito difícil de se adquirir expertise.

 A gestão de Market Data engloba três grandes blocos:

  • Controle e gestão de custos.
  • Controle de permissionamento.
  • Controle de uso.

Neste post, nos concentraremos no primeiro bloco: controle e gestão de custos.

Os principais aspectos da gestão e controle dos custos de Market Data

Em geral, o controle e gestão de custos é composto de quatro aspectos principais:

  • Gestão de contratos assinados: fornecedores, data de término, produtos incluídos e condições gerais.
  • Controle das alocações: quem é designado para cada um dos produtos contratados.
  • Controle das faturas recebidas.
  • Controle orçamentário.

Para reduzir custos, é necessário não perder de vista nenhum deles. Aqui estão algumas linhas de ação para cada caso:

  • Gestão de contratos: A gestão proativa de contratos é altamente recomendada. Muitas vezes, a renovação é automática, sem que sejam analisadas as possibilidades de melhorar as condições. Em muitos casos, isto não é possível devido ao “monopólio” de alguns fornecedores sobre conteúdos específicos, mas em outros é possível. É muito importante compreender quais são as reais necessidades dos usuários no que se refere às informações que eles precisam. Talvez em alguns casos exista a possibilidade de encontrar serviços alternativos a um custo menor ou de continuar desfrutando do mesmo serviço a um custo menor.

  • Controle de alocações: É importante saber a quais pessoas, áreas, departamentos estão alocados os serviços contratados. Em outras palavras, identificar quem é o responsável e quem deverá assumir o custo do serviço contratado.

  • Controle de faturas: A instituição deve analisar as faturas que recebe de seus fornecedores a partir de fontes de informação para descobrir se os desvios no valor das faturas são devidos a uma mudança nos preços, um aumento nos produtos contratados, flutuações cambiais, etc.

  • Controle orçamentário: A transparência em relação aos custos das fontes de informação permite que a instituição entenda onde podem ser feitos ajustes no orçamento, por um lado, e, por outro, revisar mês a mês, para que, em caso de desvios, possam ser tomadas decisões proativas em vez de reativas sobre eles.

Os consumidores de fontes de informação como um dos elementos de otimização de custos

Em muitos casos, nas instituições financeiras, os consumidores de fontes de informação são vistos como usuários que pedem informações e terminais independentemente do custo dos mesmos, argumentando que são eles que criam negócios e, portanto, devem ter o melhor do mercado. Entretanto, não é este o caso, os usuários realmente solicitam as informações e produtos que eles acreditam que precisam para fazer seu trabalho da maneira mais eficiente possível.

Para melhorar a gestão de Market Data em uma instituição, é fundamental que os responsáveis por esta gestão envolvam, cada vez mais, os consumidores e responsáveis pelas áreas de negócio, com o objetivo de compreender melhor as necessidades dos usuários e proporcionar soluções que correspondam com às necessidades reais.

Para que este envolvimento seja eficiente e resulte em uma otimização das fontes de informação, os usuários devem dispor de informações diferentes que lhes permitam tomar decisões: 

  • Produtos que possuem alocados a eles:
    • Em muitas ocasiões os usuários não estão cientes sobre todos os produtos alocados a eles, ou seja, aqueles pelos quais eles estão pagando. Em alguns casos, no passado, eles solicitaram um produto pontualmente, que mesmo que não esteja em uso, seguem alocados e, portanto, gerando custos desnecessários.

  • Custo dos produtos alocados:
    • É importante que o consumidor de dados tenha conhecimento sobre os custos de todos os produtos alocados a ele, da mesma forma, que ele saiba se seu custo está dentro do custo médio do resto dos consumidores de dados em seu departamento ou se é maior ou menor e se sua atividade justifica esta diferença.

  • Produtos alternativos:
    • Se houver transparência quanto ao propósito do uso dos dados, o responsável pela área de Market Data deverá ser capaz de propor produtos alternativos que atendam à necessidade talvez a um preço mais baixo ou com condições mais vantajosas.

Envolver os consumidores das fontes de informação na otimização de custos também significa que são eles que confirmam suas necessidades, por exemplo, dependendo do que atualmente possuem de produtos alocados e do que a instituição está pagando. Uma vez que cada usuário tenha validado suas informações em nível individual, o chefe de departamento ou área pode confirmar o pedido ou tomar as decisões apropriadas, visando adequar o que é contratado às necessidades de seu departamento e seu orçamento.

Os consumidores e gestores de Market Data devem se sentir como uma equipe unida em favor de uma otimização de custos que nunca deve ser prejudicial para a qualidade dos serviços recebidos pelos usuários.

Para conseguir uma gestão transparente e eficiente, é recomendável uma boa gestão dos custos das fontes de informação. Esta tarefa que, a priori, parece tão simples, às vezes é complicada de realizar porque, voltando ao que dissemos no início, em muitas instituições a gestão de Market Data é passiva e não proativa, devido à falta de tempo.

Gerentes de Market Data aliados aos consumidores

Em muitas instituições, os gerentes de dados de mercado são vistos como ” os vilões”, cujo único objetivo é cortar custos.

Se os responsáveis pelo gerenciamento de dados de mercado pudessem delegar tarefas administrativas e dedicar-se a conhecer em detalhes tanto as necessidades dos usuários quanto a oferta dos fornecedores, será que isso agregaria valor para eles como pessoas e profissionais? Isso agregaria valor para os consumidores de dados? Isso agregaria valor à instituição?

Cada vez mais instituições em nível internacional estão delegando a gestão básica dos custos de Market Data a empresas especializadas. Desta forma, em vez de dedicarem seu tempo ao processamento de dados, eles conseguem que as pessoas da instituição se dediquem à análise de dados, para extrair informações que lhes permitam tomar decisões em busca da otimização de custos e melhor gerenciamento dos provedores de dados.

Atualmente, no mercado de fontes de informação de gerenciamento de custos, existem soluções para a entidade, por menos de 1.000 euros/mês* para ter um serviço que processe suas faturas e forneça à instituição informações claras e atualizadas mês a mês sobre os custos por fornecedor, por área, departamento, país, pessoa, etc.

Com serviços deste tipo, a instituição garante ter informações atualizadas, para poder oferecer a seus usuários total transparência em termos de contratação e alocação, visando chegar a um acordo sobre uma otimização de custos mais facilmente. O que, por sua vez, facilita a realização de orçamentos.

Na MedySIF temos ajudado instituições financeiras a melhorar a gestão de seus custos com fontes de informação durante anos. Não hesite em nos contatar se você tiver alguma dúvida sobre este artigo. Será um prazer para nós se nossa experiência puder ajudá-lo a concentrar sua atividade ou a de sua equipe no que realmente pode lhe trazer valor agregado.

* esses custos variam de acordo com o tamanho da empresa e suas necessidades.