Como ya hemos dicho en otras ocasiones, los costes de las fuentes de información son uno de los mayores costes en las entidades financieras, que normalmente se sitúan tras los costes del personal y los edificios.

Antes de entrar en porqué los consumidores de fuentes de información son una figura clave en la optimización de los costes y la realización de presupuestos, pongámonos en contexto.

La gestión del market data

En muchas entidades financieras no existe la figura del market data como tal. Las funciones de la gestión de las fuentes de información se realizan por perfiles que suelen estar entre los departamentos de sistemas y los usuarios de negocio. Son personas que dedican su día a día a dar soporte a negocio y que, en el mejor de los casos, la gestión de las fuentes de información se lleva a cabo cuando el resto de labores están cubiertas. Esto se traduce en que no hay una verdadera gestión proactiva del market data. Por un lado, por la falta de tiempo y, por otro, por la falta de especialización. Si la gestión de fuentes de información se traduce en “apagar fuegos o responder a peticiones” es muy difícil adquirir una expertise de la misma.

Los tres grandes bloques que incluye la gestión del market data:

  • Control y gestión de costes
  • Control de los permisos
  • Control del uso

En este post nos vamos a centrar en el primer bloque: control y gestión de los costes.

Los aspectos principales de la gestión y el control de los costes de market data

De manera general, el control y gestión de costes está conformado por cuatro aspectos principales:

  • Gestión de los contratos firmados: proveedores, fechas de finalización, productos incluidos, condiciones generales.
  • Control de las asignaciones: quien tiene asignado cada uno de los productos contratados
  • Control de las facturas recibidas.
  • Control del presupuesto.

Para reducir los costes es necesario no perder de vista ninguno de ellos. A continuación, algunas líneas de actuación para cada caso:

  • Gestión de los contratos: Es muy recomendable realizar una gestión proactiva de los contratos. A menudo estos se renuevan de manera automática sin ser analizadas las posibilidades de mejorar las condiciones. En muchos casos no es posible debido al “monopolio” de algunos proveedores en contenidos específicos, pero en otros sí. Es muy importante entender cuáles son las necesidades reales de los usuarios en cuanto a la información que necesitan. Quizás en algún caso existe la posibilidad de encontrar servicios alternativos a menor coste o bien seguir disfrutando del mismo servicio a un coste más bajo.

  • Control de las asignaciones: Es importante saber qué personas, áreas, departamentos tienen asignados los servicios contratados. En otras palabras, quién es el responsable y quien debe asumir el coste del servicio contratado.

  • Control de facturas: La entidad debe analizar las facturas que recibe de sus proveedores de fuentes de información para conocer si las desviaciones en el importe de las facturas vienen motivadas por un cambio de precios, un aumento de los productos contratados, fluctuaciones en la divisa, etc.

  • Control de presupuesto: La transparencia en cuanto a los costes de las fuentes de información permite a la entidad entender por dónde se pueden realizar ajustes de presupuestos, por un lado, y por otro revisar mes a mes, para que en el caso de producirse desviaciones, se puedan tomar decisiones proactivas más que reactivas al respecto.

Los consumidores de fuentes de información como uno de los elementos para la optimización de los costes

En muchos casos, en las entidades financieras, los consumidores de fuentes de información son vistos como usuarios que piden información y terminales sin tener en cuenta el coste de los mismos, argumentando que ellos son los que crean negocio y por lo tanto deben tener lo mejor del mercado. Sin embargo, no es así, los usuarios realmente solicitan la información y los productos que creen que son necesarios para realizar su trabajo de la manera más eficiente posible.

Para mejorar la gestión del market data en la entidad, es de vital importancia que los responsables de esta gestión impliquen, cada vez más, a los consumidores y responsables de negocio, de esta forma, se pueden entender mejor las necesidades de los usuarios y se brindan soluciones de acuerdo a las necesidades reales.

Para que esta implicación sea eficiente y se traduzca en una optimización de las fuentes de información los usuarios deben disponer de diferente información que les permita tomar decisiones:

  • Productos que tiene asignados:
    • En muchas ocasiones el usuario no es consciente de todos los productos que tiene asignados, es decir, por los que está pagando. En algunas ocasiones en el pasado solicitó un producto de manera puntual que hoy sigue teniendo asignado y por lo tanto con costes, sin que lo esté utilizando.

  • Coste de los productos que tiene asignados:
    • Es importante también que el consumidor de datos sea consciente del coste que tiene todos los productos que tiene asignados y, así mismo, que sepa si su coste está en la media del coste del resto de consumidores de datos de su departamento o bien si es superior o inferior y si su actividad justifica esa diferencia.

  • Productos alternativos:
    • Si existe una transparencia en cuanto a la finalidad del uso de los datos, el responsable del market data debería ser capaz de proponer productos alternativos que cubran la necesidad quizás a un precio más bajo o con condiciones más ventajosas.

Implicar a los consumidores de fuentes de información en la optimización de costes también implica que sean ellos quienes confirmen sus necesidades, por ejemplo, basándose en lo que actualmente tienen asignado y por lo que la entidad está pagando. Una vez cada uno de los usuarios haya validado su información a nivel individual, el jefe de departamento o área puede corroborar lo solicitado o tomar las decisiones oportunas, de manera a ajustar lo contratado a las necesidades de su departamento y a su presupuesto.

Los consumidores y los gestores del market data deben sentirse un equipo unido a favor de una optimización de los costes que no debe ir nunca en detrimento de la calidad de los servicios recibidos por parte de los usuarios.

Para conseguir una gestión transparente y eficiente se recomienda una buena gestión de los costes de las fuentes de información. Esta tarea que, a priori, parece tan sencilla, a veces es complicada llevarla a cabo porque, volviendo a lo que decíamos al inicio, en muchas entidades la gestión del market data es pasiva y no proactiva, por falta de tiempo.

Los gestores de market data aliados de los consumidores

En muchas entidades los gestores de market data son vistos como “los malos de la película” cuyo único objetivo es recortar costes.

Si los encargados de la gestión del market data pudieran delegar labores administrativas y dedicarse a conocer en detalle tanto las necesidades de los usuarios como la oferta de los proveedores ¿Sería un valor para ellos como personas y profesionales? ¿Aportaría esto valor a los consumidores de datos? ¿Aportaría valor añadido a la entidad?

Cada vez más entidades a nivel internacional están delegando la gestión básica de los costes de market data a empresas especializadas. De esta manera consiguen que las personas de la entidad en lugar de dedicar su tiempo al procesamiento de datos, lo dediquen al análisis de los mismos, para extraer información que les permita tomar decisiones en busca de una optimización de los costes y una mejor gestión de los proveedores de datos.

Actualmente, en el mercado de la gestión de costes de fuentes de información, existen soluciones para que la entidad, por menos de 1.000 euros/mes* disponga de un servicio que procese sus facturas y le proporcione a la entidad información clara actualizada mes a mes sobre los costes por vendor, por área, departamento, pais, persona…

Con servicios de este tipo la entidad se asegura tener la información actualizada, de poder ofrecer a sus usuarios transparencia total en cuanto a lo contratado y asignado, de manera a consensuar más fácilmente una optimización de costes. Lo que a la vez facilita la realización de los presupuestos.

Desde MedySIF llevamos años ayudando a entidades financieras a mejorar la gestión de sus costes de fuentes de información. No dudes en consultarnos cualquier duda que este artículo te genere. Estaremos encantados si nuestro expertise te puede ayudar a centrar tu actividad o la de tu equipo en aquello que realmente os puede aportar valor añadido.

*estos costes varían en función del tamaño de la empresa y las necesidades de la misma.